Rekisteriseloste




Henkilötietolaki (523/99) 10 §



Lapin ammattikorkeakoulun opiskelijakunnan jäsenrekisteri
 
1. Rekisterinpitäjä
 

Lapin ammattikorkeakoulun opiskelijakunta ROTKO

Jokiväylä 11c

96300 Rovaniemi

rotko@lapinamk.fi

www.lapinrotko.fi

Y-tunnus: 2589610-6 

 

 

2.

 

Rekisteriasioita hoitava jäsen

  toiminnanjohtaja Elina Holm
+358 40 152 8295
toiminnanjohtaja(at)lapinrotko.fi

 

3.

 

Rekisterin nimi

  JäsRek - Jäsenrekisteri

 

4.

 

Rekisterin käyttötarkoitus

  Henkilötietolain (523/1999) 8§:ssä 5. kohdassa tarkoitettu yhteysvaatimus: jäsenyyssuhteen hoitaminen.

 

5.

 

Rekisterin pitämisen peruste

  Yhdistyslain (503/1989) 11§:ssä tarkoitettu jäsenluettelo.  Lisäksi rekisteriä käytetään opiskelijakortin tilaamisen aikana tarvittavien tietojen säilyttämiseen toimituksen ajan ja mikäli kortin tilannut ei liity jäseneksi kortin toimituksen yhteydessä, hänen tietonsa poistetaan rekisteristä.

 

6.

 

Rekisterin tietosisältö

  - Opiskelijanumero
- Henkilötunnus
- Nimi
- Postiosoite
- Kotikunta
- Kotimaa
- Puhelinnumero
- Sähköpostiosoite
- Henkilökuva
- Suoritetut jäsenmaksut / jäsentarrojen luovutukset
- Kortti käytössä K/E
- Jäsenkortin tila
- Opiskelijakortin tilaushistoria
- Opinto-oikeus
- Läsnäolotieto
- Koulutusohjelma
- Opiskelun toimipiste
- Opintojen aloitusvuosi Lapin ammattikorkeakoulussa
- Jäsenen tietoja saa käyttää suoramarkkinointiin K/E

 

7.

 

Säännönmukaiset tietolähteet

  Tiedot saadaan jäseneltä itseltään verkkolomakkeen tai paperilomakkeen välityksellä. Nimi, opiskelijanumero, sähköpostiosoite, opinto-oikeus sekä läsnäolotieto tarkistetaan ja päivitetään Lapin ammattikorkeakoulun opiskelija- ja opintorekisteristä jäsenen antamalla suostumuksella.

 

8.

 

Tietojen luovutus

 

Ei-säännönmukaiset tietojen luovutukset

Opiskelija voi antaa jäseneksi liityttäessä suostumuksensa nimi- ja osoitetietojensa käyttöön suoramarkkinointi tarkoituksiin.
Suoramarkkinointi: tietojen luovutus suoramarkkinointiin ei koskaan tapahdu automaattisesti vaan tapauskohtaisesti harkiten järjestelmän vastuuhenkilöiden toimesta. Vain suostumuksen antaneiden tietoja luovutetaan.Yhteistyökumppanit eivät luovuta henkilötietoja kolmansille osapuolille.

Säännönmukaiset tietojen luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle

Tietoja ei luovuteta tai siirretä EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.

 

 

 

 

 

 

9.

Säännönmukaiset tietojen luovutukset Lapin ammattikorkeakoululle
Opiskelijakunta luovuttaa Lapin ammattikorkeakoululle kuluvalla lukukaudella jäsenenä olevan opiskelijan opiskelijanumeron.
Lapin ammattikorkeakoulu tallentaa jäsenyystiedon Korkeakoulujen valtakunnalliseen VIRTA-opintotietopalveluun, joka on osa ammattikorkeakoulun opintorekisteriä. Opiskelija voi omalla suostumuksellaan siirtää jäsenyystiedon VIRTA-opintotietopalveluun kytkeytyviin palveluihin. Kun jäsenyys lakkaa, jäsenyystieto poistuu VIRTA-opintotietopalvelusta.


Rekisterin suojaus

  Ainoastaan määrätyillä opiskelijakunnan työntekijöillä ja luottamushenkilöillä sekä opiskelijakunnan toimeksiannosta ja lukuun toimivien yritysten työntekijöillä on oikeus käyttää jäsenrekisteriä. Rekisterissä on eri käyttäjätasoja, jolloin käyttäjä saa ylläpito- ja selausoikeuden ainoastaan tehtävänsä kannalta tarpeellisiin tietoihin. Kullakin käyttäjällä on oma käyttäjätunnus ja salasana, jotka vaaditaan sisäänkirjautumisen yhteydessä.

 

10.

 

Tarkastusoikeus

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Jokaisella on oikeus saada tietää mitä tietoja hänestä on tallennettu tässä rekisteriselosteessa tarkoitettuun rekisteriin. Jokainen voi myös tarkistaa, ettei tässä rekisterissä ole häntä koskevia tietoja.

Maksutta tiedot voi tarkistaa kerran vuodessa. Tarkastuspyyntö on toimitettava omakätisesti allekirjoitetulla tai muulla luotettavalla tavoin varmennetulla asiakirjalla opiskelijakunnan toimiston osoitteella.

Tiedot voi tarkastaa myös henkilökohtaisesti opiskelijakunnan toimistolla. Henkilöllisyys tarkistetaan ennen tietojen luovuttamista.

Tarkastusoikeus voidaan evätä ainoastaan poikkeustapauksessa. Jos tarkastusoikeus evätään, annetaan tästä kirjallinen kieltäytymistodistus. Rekisteröidyllä on oikeus saattaa asia tietosuojavaltuutetun ratkaistavaksi osoitteella Tietosuojavaltuutetun toimisto, PL 315, 00181 HELSINKI.

Opiskelijakunta oikaisee, täydentää tai poistaa rekisterissä olevan, käsittelyn tarkoituksen kannalta virheellisen, tarpeettoman, puutteellisen tai vanhentuneen henkilötiedon.
Oikaisupyynnön voi tehdä kirjallisesti opiskelijakunnan toimiston osoitteella tai henkilökohtaisesti opiskelijakunnan toimistossa. Oikaisupyynnön tekijän henkilöllisyys tarkistetaan.

Jos tiedon korjaamisesta kieltäydytään, siitä annetaan kirjallinen kieltäytymistodistus. Rekisteröidyllä on oikeus saattaa asia tietosuojavaltuutetun ratkaistavaksi osoitteella Tietosuojavaltuutetun toimisto, PL 315, 00181 HELSINKI.